Szervezeten belüli kommunikáció

Kinek kell belső kommunikáció? Ha akarok valamit, majd utasítom a beosztottakat! – jelentette ki egy cégvezető barátom. Ebben a kijelentésben három olyan hipotézis is fellelhető, mely nem feltétlenül igaz:

  1. Csak én látom át a helyzetet helyesen!
  2. Csak nekem lehet igazam, hiszen én vagyok a főnök!
  3. A beosztottak nem kollégák, hanem azért vannak, hogy engem szolgáljanak!

A fenti képletből két felismerés is hiányzik. Egyrészt számtalan példa bizonyítja, hogy „az ötlet” a hierarchia alsóbb régióiban is megszülethet, mely akár az egész szervezet szempontjából jelentőséggel bírhat, másrészt nagyon nem mindegy, hogy “utasításaimat” hogyan továbbítom a kollégáim felé. Ha megfelelő stílust és csatornát választok, akkor ennek gyümölcse a motivált kolléga, aki többszörös hatékonysággal végzi munkáját. Tudja, hogy elismerik, hogy fontos része a szervezetnek, így elhivatott és egyben lojális. Ha autokrata módon kommunikálok, azt kockáztatom, hogy kollégáim demotiváltak lesznek, elnyomva és kizsákmányolva érzik magukat, mely gyenge minőségű munkát eredményez kétszer annyi idő alatt.

A problémát jellemzően az okozza, hogy a szervezet vezetősége és a munkatársak közötti kölcsönös kommunikációs kapcsolat kiépítése és működtetése nincs a legfontosabb szempontok között a vállalatok többségénél. Klasszikus technokrata megközelítés, mely szerint a vállalat nyereségének megvalósításában kizárólag a vezetőkre számít. Általános vélekedés, hogy a vezető majd elmondja, hogy mit szeretne (utasítás formájában, azaz egyirányú kommunikációs eszközök segítségével). Nincs is szükség a beosztottakra e tekintetben, hiszen véleményük senkit sem érdekel, ötleteikre senki sem kíváncsi.

A vállalat belső kommunikációjának javítása azonban a hatékonyságot is növeli egyben, hiszen vezetőként valóban pontos képet kaphatunk az egyes szervezeti egységekkel kapcsolatos problémákról, új ötletekkel és megközelítésekkel gazdagíthatjuk vállalati kultúránkat, ha bevonjuk a hierarchia alsóbb szintjeit is a folyamatba, és nem csak azt várjuk el tőlük, hogy a munkaköri leírásba foglaltakat maradéktalanul teljesítsék.

Belső kommunikációs tanácsadóként auditáljuk a kommunikációs rendszert, melynek keretében kérdőíves felmérést végzünk minden kolléga bevonásával, valamint rövid interjúk keretében részletesebben átbeszéljük a szervezetet érintő kérdéseket a menedzsment által javasolt kulcsemberekkel.

Ezt követően elkészítjük a belső kommunikációs stratégiát, melyben javaslatot teszünk a fejlesztések irányára. A folyamat sohasem zökkenőmentes, hiszen – mint minden változási folyamat esetén – mindig akad majd ellenálló, aki ellenérdekeltnek érzi magát a változással, fejlesztéssel szemben. Változásmenedzsment tapasztalattal is bíró tanácsadóink azonban a folyamatmenedzsment keretében sikeresen állítják majd a felszínre törő ellenállást a vállalati célok szolgálatába.

Sikeres kommunikáció rázós terepen is